Construyendo una comunicación eficiente en equipos de ingeniería

En cualquier proyecto de ingeniería, la comunicación es clave para el éxito. Entender y colaborar en el alcance del proyecto, revisar detalles específicos con tu equipo y evolucionar, entendiendo y mejorando el producto son puntos claves para asegurar que el equipo está alineado y se comunica de manera eficiente.

Cultura de la Comunicación Eficiente

Los equipos de ingeniería a menudo están en desventaja a la hora de establecer una forma eficiente de comunicarse. Esto se debe a que su trabajo es muy técnico y suele requerir colaboración con otros ingenieros, otros departamentos técnicos, de producto... un gran ecosistema heterogéneo que puede llevar al uso de mucho argot técnico.

Además, hay una dificultad extra. Los ingenieros son los que finalmente van a crear la solución para los clientes, y deben saber comunicarse con ellos, entendiendo sus problemas y ofreciendo soluciones. Muchas veces ese papel se relega a producto, haciendo que se convierta este último en un simple mensajero que intercepta y traduce los mensajes. Lo que nos lleva al juego del teléfono, dónde los malentendidos están a la orden del día.

En primer lugar, claramente es un ejemplo de lo que no debe de ser producto. Producto no es un departamento que habla con el cliente y traduce a los ingenieros, producto es un departamento que mira más allá, que busca tendencias, que analiza el uso de las distintas partes del producto y que es capaz de sacar conclusiones analíticas que compartirá tanto con el cliente como con ingeniería.

Pero volvamos al problema de la comunicación, es importante que los equipos de ingeniería creen una cultura de comunicación en la que todos se sientan cómodos comunicándose entre ellos, independientemente de su nivel de experiencia técnica. Esto se puede lograr fomentando una comunicación abierta y honesta, creando un entorno en el que todos se sientan cómodos haciendo preguntas y proporcionando capacitación y recursos sobre la comunicación efectiva.

Al crear una cultura de comunicación dentro de tu equipo de ingeniería, podrás mejorar la colaboración y, en última instancia, ofrecer mejores resultados.

Estos son los elementos que toda cultura de la comunicación efectiva debe incluir:

Mantener abiertas las líneas de comunicación

El primer paso para una comunicación efectiva es asegurarse de que todos en tu equipo puedan comunicarse entre sí. Esto implica tener un entorno abierto e inclusivo donde todos se sientan cómodos haciendo preguntas y compartiendo ideas.

Si estás trabajando en un proyecto grande, es posible que desees considerar el uso de una herramienta de gestión de proyectos como Jira o Trello para ayudar a realizar un seguimiento de las tareas y los plazos. Esto garantizará que todos sepan qué debe hacerse y cuándo debe hacerse. Pero más allá de las herramientas, fomenta las conversaciones de las personas implicadas con la idea de consensuar y llegar a objetivos claros y específicos.

Ser claros, concisos y respetuosos

Cuando te comuniques con tu equipo, es importante ser lo más claro y conciso posible. Esto significa evitar el argot y los términos técnicos que quizás no sean entendidos por todos. En su lugar, concéntrate en explicar las cosas de manera que todos puedan entender fácilmente.

También es importante ser consciente de cómo te perciben cuando te comunicas con los demás. Si te sientes frustrado o enfadado, es mejor dar un paso atrás y calmarte antes de continuar la conversación. Esto ayudará a garantizar que el mensaje que estás tratando de comunicar se transmita de la mejor manera posible.

Por último, y más importante, práctica una comunicación no violenta.

Escucha los comentarios

Cuando trabajas en un proyecto, es importante pedir feedback a tu equipo y estar dispuesto a escuchar lo que tienen que decir. Estos comentarios pueden ser claves para mejorar la calidad general del proyecto.

Sin embargo, también es importante recordar que no todos los comentarios serán positivos. Si recibes críticas, trata de tomarlas con calma y utilízalas como una oportunidad para aprender y mejorar.

Escuchar no es ceder, pero es estar dispuesto a hacerlo.

En cualquier entorno de equipo, inevitablemente habrá momentos en los que no todos estén de acuerdo en un tema en particular. Cuando esto suceda, es importante estar dispuesto a ceder.

Esto no significa que debas ceder siempre a lo que los demás quieran, sino más bien que debes estar dispuesto a escuchar su punto de vista y considerar hacer cambios si beneficiaría al proyecto en su conjunto.

Comunícate mucho, comunícate más.

Finalmente, una de las cosas más importantes que puedes hacer para garantizar una comunicación efectiva es asegurarte de hacerlo de manera regular. Esto implica reservar tiempo cada día para poder compartir ideas y dar actualizaciones sobre tu progreso.

Define el Plan de Comunicación

Al tener un plan de comunicación bien definido, puedes asegurarte de que todos en tu equipo estén alineados y que la información crítica se comparta de manera oportuna.

Hay algunos elementos clave a considerar al crear un plan de comunicación para tu equipo.

Primero, debes identificar los canales que se utilizarán para la comunicación. Esto podría incluir correo electrónico, mensajería instantánea, videoconferencias y más. Una vez que hayas establecido los canales que se utilizarán, debes decidir quién será responsable de comunicar qué información. Esto ayudará a garantizar que todos en el equipo sepan a quién acudir con preguntas o inquietudes específicas.

Finalmente, debes establecer pautas claras sobre cómo debe compartirse la información. Por ejemplo, es posible que desees configurar un sistema donde toda la información relacionada con el proyecto se comparta a través de un repositorio central, como una herramienta de gestión de proyectos o un servicio de intercambio de archivos.

Al tomarte el tiempo para crear un plan de comunicación para tu equipo, puedes asegurarte de que todos están alineados, de que la información se puede consultar de manera clara y estructurada.

Fomentar la Comunicación Abierta

La comunicación sincera permite que el equipo se haga responsable de sus éxitos y sus fracasos. También significa que se sienten cómodos comunicándose entre ellos, tanto dentro del equipo como con otros departamentos o partes interesadas.

La comunicación abierta implica que los miembros del equipo se sientan cómodos compartiendo información, ideas y preocupaciones entre ellos. También significa que los miembros del equipo pueden dar y recibir retroalimentación de manera constructiva.

La única forma de crear una empresa generativa es trabajando constantemente en mejorar la comunicación. Cómo en todos los factores claves para el éxito no hay una receta única y perfecta. La comunicación requiere de trabajo y de mejora continúa.

Una comunicación efectiva mejora la productividad. Crea más sentido de la responsabilidad, puesto que al tener acceso a la información necesaria para tomar decisiones informadas y estratégicas, las ideas de mejora están al alcance de todos. Además, contribuye a una cultura de trabajo saludable en la que los empleados se sienten valorados, escuchados y empoderados.